株式会社エサキホーム 様

利用率100％の新システムで、発注・支払業務を完全ペーパーレスに

愛知・岐阜・三重の東海三県で新築一戸建て住宅を販売しているエサキホーム。5LDKというゆとりある間取りの高品質住宅を主力商品に据え、住み心地にとことんこだわった住まいを提案。半世紀以上にわたって地域住民の「マイホームの夢」をかなえ続けてきた、中堅住宅メーカーである。

戸建住宅の建設には多くの専門業者の手が必要で、施工管理、大工、電気や水道などの設備工事、外壁や屋根、塗装、内装仕上げや外構工事など10を超える多くの業種が関わる。当然、一つの工事のたびに発注・請負・請求・支払といった手続きが発生するのだが、同社では、2022年にまず支払通知（請求）を、次いで翌年には発注・請負手続きを電子化した「電子発注・支払通知システム」を開発し、これらの協力業者との間で交わしていた発注書や請書、支払通知書全ての電子化に成功。大幅な業務改善・コスト削減を達成した。

個人や小規模事業者のようにIT環境やリテラシーに大きな差があるユーザーを相手にしたペーパーレス化は完全移行が難しく、ほんのわずかでも紙文書の取り扱いが残ると新旧の手法が並走することになり、かえって業務効率を悪化させることもある。しかし同社が導入した「電子発注・支払通知システム」では、導入からほどなくして利用率100％を達成し、業務時間や直接コストの大幅な削減を実現している。

エサキホームのITシステムを主導している総務部システム課の今井統括課長は、その成功の秘訣を「ユーザーの環境やリテラシーに左右されない、限りなくシンプルな仕組み」にあると語る。
その導入背景からシステム開発のこだわり、そして成果を関係者に伺った。

電子帳簿保存法改正をきっかけに、長年の課題に挑む

同社が本格的な業務DXに取り組み始めたのは2020年。コロナ禍がきっかけだったという。
経営企画室の飯塚次長は「人手不足の深刻化もあり、建設業界ではIT化による業務の効率化が必須となっています。当社でもこれまでも コロナ禍をきっかけに基幹システムやグループウェアへの情報集約を進め、ワークフローや日報、勤怠管理などのIT化、ペーパーレス化を進めてきました」と振り返る。
また、同時にモバイルワークでのセキュリティー対策も進め、移動時間や待機時間といった、いわゆるスキマ時間の有効活用を推進。比較的IT化に保守的な業界にあって、いち早く取り組みを進めてきたと言えるだろう。

しかし、社外向けの業務となると、状況は大きく異なる。今井統括課長の下で開発に取り組んだ二村氏は、こう振り返る。
「当社には約240の協力業者がいて、業務上の連絡を行うために月に一度、支店単位のミーティングを行っています。従来はその場で弊社が用意した発注書や請求書を手渡しし、内容の確認後に押印してもらっていました。本社や各支店、また現場監督に大きな事務負担がかかっておりデジタル化の需要は高かったのですが、こうした事業者はほとんどが個人や数人の小規模事業者で、高齢の方も少なくありません。PC環境がなかったりITリテラシーに大きな差があったりする中で、電子化に踏み切れないでいました」

しかし2022年に電子帳簿保存法が改正され、ほぼ全ての事業者に帳簿や取引書類の電子的な保存が求められたことが転機となった。
「電帳法の改正により小規模事業者であっても2024年までにペーパーレス化の準備を整えなければならなくなり、職人さんたちも困ってしまったわけです。そこで弊社内に『電子書庫システム』を導入するのを機に、これらの文書を一気に電子化することを決意したのです（今井氏）」

PDF+スマートフォン。成功のカギは“シンプルさ”へのこだわり

こうして、長年の課題だった外部業者とのデジタルワークフローの構築に着手した今井氏たち。同社のITシステムを長年にわたってサポートしてきた、岐阜県に本社を置く共立コンピューターサービス（KCS）に協力を仰ぎ、青写真を描いていった。

「とにかくこだわったのは、“誰でもどこでも使えるシンプルさ”」だったと今井氏。当初は既存のビジネスツールを使ったペーパーレス化も検討したというが、そうしたツールは大規模な事業者によるBtoBの取引を前提としているものが一般的で、相手先の環境やリテラシーに左右されないものという理想形からはほど遠いものだった。
「そこでKCSから提案があったのが、PDFを基盤とする同社の「Office-PRISM∞PORT」とタイムスタンプを組み合わせた『支払通知システム』、そしてその発展形の『電子発注・支払通知システム』です（二村氏）」

このシステムの一番の特徴は、PDFを用いることにより、最低でもスマートフォンさえあれば利用環境が整うことだ。従来は手渡しや郵送、FAXなどで請求書をやり取りしていたが、この支払通知システムでは手元のスマートフォンに届いたPDFリンクをクリックし、表示された承認ボタンで電子署名を行うだけで手続きが完了する。それまでスマートフォンを使い慣れていなくても、表示されるPDFが従来の帳票とほぼ同じということもあって、直感的に操作できる仕組みだ。

さらに翌年には、基幹システムのリニューアルとタイミングを合わせ、もう一つの懸案事項だった「発注・請負」手続きも電子化。発注～請負～支払（請求）という一連の手続きの、完全なDXを達成した。開発に当たっては、唯一、電子署名の法的効力だけが懸念材料だったという今井氏。
「従来存在していた建設業法上のグレーゾーン、すなわち何をもって電子契約を真正なものと解釈するかという一点だけが心配でしたが、その点もKCSさんが事前に関係当局に確認してくれたので安心できました」

「グレーゾーン」の解消を支えた、SkyPDF®の技術

ここで、エサキホームが導入した「Office-PRISM∞PORT」、そして今井氏らが懸念した「建設業法上のグレーゾーン」を解消するスカイコムの技術について触れておきたい。
「Office-PRISM∞PORT」を含むPRISMシリーズは、KCSが開発・提供しているIT経営支援パッケージ。販売管理や勤怠管理など必要に応じて自由に組み合わせることができ、「Office-PRISM∞PORT」は紙文書の電子化をサポートしている。この「Office-PRISM∞PORT」の特長である、紙文書の見た目をそのまま踏襲したわかりやすいPDFの作成や、電子署名とタイムスタンプを組み合わせた電子契約をサポートしているのが、同ソフトに組み込まれているスカイコムの「SkyPDF® WebAPI」の技術なのだ。
「導入初期には、社内の事務担当者や職人さんたちが新システムに抵抗を感じるのではないかとの懸念もありましたが、デジタル化によるメリットや利便性が十分に説明されたことで、反発もなくスムーズに受け入れてもらえたと感じています。協力業者向けの説明会も月例のミーティングの中で1回行っただけですが、今までと同じ書式のPDFがスマホに表示され、ワンタップで承認するという直感的な操作を実現できたことで、ほとんど戸惑いや混乱もなく受け入れてもらえたのは、望外の結果でしたね」

今回のシステムを利用するため、ガラケーからスマホに替えてもらった方がごく少数いたというが、運用開始直後からほぼ100％の利用率を達成し、取材時点までの約半年間で特に目立ったトラブルや深刻な問い合わせもないという。
「私たちが協力業者さんと直接お話しする機会はほとんどありませんが、クレームもなく利用率100％を維持できていることが、皆さんに快適に使っていただいている証左だと感じています（今井氏）」

業務改善のさらなる推進と、データドリブンな経営の支援を目指して

発注・支払業務の電子化により、月1回の会議に合わせて行っていた請求書の処理が不要となり、約180時間の事務処理時間の削減を実現した同社。各地の拠点で行われていた請求書の処理業務を本社で一括して処理できるようになったことで事務作業の集約化が実現し、より効率的な人員配置や、現場監督の業務負担の軽減につながっているという。

また、経営企画室の村﨑主任は「今回のシステム導入は単なる業務効率化にとどまらず、働き方改革やコンプライアンスの強化にも寄与しています。デジタルシステムにより情報がリアルタイムで共有されることで、業務における透明性が向上し、従来の属人的な業務が解消された効果も大きい」と評価する。

最後に、今井統括課長に、同社の今後のIT戦略を聞いた。
「今回の『電子発注・支払通知システム』に限らず、2020年から集中して取り組んできた業務のデジタル化が確実な成果を挙げていることにより、社内外にあった“ITシステムに対する抵抗感”を払拭できてきたことも大きな成果だと感じています。そこで、次のステップとしては、現在稼働しているシステムを基盤に各業務の効率化をさらに図りつつ、集約された情報を戦略的に展開することでデータドリブンな経営判断を支援できるような体制づくりに寄与していきたいですね」