画面上部メニューの[契約書作成(立会人型)]または[契約書作成(当事者型)]を選択すると、契約書類をアップロードし新たな電子契約を作成するための画面が開きます。(参照:立会人型と当事者型)
送付先を追加 | 未登録の送付先を直接入力する。 アクセスコード以外の項目 送付先管理の「送付先を追加」と同じ。 アクセスコード アクセスコードが設定されている送付先は、契約書類にアクセスする際にそのアクセスコードを入力する必要がある。また、アクセスコードが送付先に自動で通知されることはない。そのため、以下いずれかの方法で送付先にアクセスコードを伝える必要がある。
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登録済みの送付先から選択 | 登録済みの送付先または送付先ルートから、契約書類の送付先を選択する。 |
送付先をクリア | 現在の送付先設定を破棄する。 |
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送付先設定を編集する。 |
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送付先設定を削除する。 |
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ドラッグ&ドロップで送付先の順番を入れ替える。 |
テキスト | 文字や数字などを入力するための項目 必須入力:[必須入力にする]をオンにすると入力必須のテキストボックスになる。 入力依頼先:テキストボックスへの入力を依頼したい人物を、この契約書類の送付先の中から指定する。 初期値:テキストボックスの初期値を指定できる。 |
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チェック | 個々にオンまたはオフの状態を持つ項目 必須入力:[必須入力にする]をオンにすると入力必須のチェックボックスになる。 入力依頼先:チェックボックスへの入力を依頼したい人物を、この契約書類の送付先の中から指定する。 初期値:[チェック済み]をオンにすると、チェックがオンの状態が初期値となる。 |
手書きサイン | 手書きサインの入力位置を指定する項目 必須入力:[必須入力にする]をオンにすると入力必須の項目になる。 入力依頼先:手書きサインの入力を依頼したい人物を、この契約書類の送付先の中から指定する。 初期値:[入力依頼先の氏名を設定]をオンにすると、「入力依頼先」として指定した人物の氏名が入力された状態が初期状態となる。 |
印鑑 | 印鑑の入力位置を指定する項目 必須入力:[必須入力にする]をオンにすると入力必須の項目になる。 入力依頼先:印鑑の入力を依頼したい人物を、この契約書類の送付先の中から指定する。 |
署名者 | 立会人型の場合、[署名者]に設定された送付先が契約書に合意すると、本サービスが代行して電子署名を付与する。 当事者型の場合、[署名者]に設定された送付先が契約書に合意するには、送付先自身がクライアントリモート署名機能を使用して電子署名を付与する必要がある。(参照:クライアントリモート署名) |
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確認者 | [確認者]に設定された送付先は、契約書への合意に電子署名の付与は必要ない。 |
ここでチェックを付けた送付先は、合意時に添付ファイルの追加が必要となります。
また、送付先ごとにコメントを設定できます。適切なファイルを添付するための参考情報などを入力することが推奨されます。
[OK]をクリック(タップ)すると、「内容確認」画面に遷移します。
承認依頼
設定によっては、内容確認画面のボタンは[送付]ではなく[承認依頼]である可能性があります。
[承認依頼]の場合、所属するグループの管理者ユーザーに承認依頼が送信されます。
管理者ユーザーが内容を確認し承認すると、作成した契約書類が指定した送付先に送信されます。
送付した契約は「契約一覧」に「処理中」ステータスとして追加されます。
送付先が書類を確認し、合意(承認)するのを待ちます。
指定したすべての送付先が契約内容に合意すると、契約作成者と署名した送付先に通知メールが送信され、契約は「処理完了」ステータスとなります。
また、いずれかの送付先が契約を拒否した場合、契約作成者と合意済みの送付先に通知メールが送信されます。
「契約一覧」の[確認]をクリック(タップ)すると、電子契約の進行状況を確認できます。
どこかでメールやSMSの送信に失敗した場合は「送付先」にエラーが表示されます。
例えば下図の場合、「空山太郎」は合意(承認)済みですが、「テスト」へのメール送信に失敗しています。