2022.1 電子帳簿法改正

「PDFだから大丈夫」と思っていませんか?
改正電子帳簿保存法を機に見直したい
PDFの安全性と運用法
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法により、税務処理に関わる書類の電子化が大きく加速すると見られています。そこで活用が広がると思われるのが、これまでもビジネスの現場で広く使われてきた「PDF」です。しかし、実は「.pdf」という拡張子を持つファイルが、全て同じだとは限りません。場合によっては、将来に不安を残すだけでなく、大きなトラブルに発展する危険を秘めているのです。
PDFをより安心安全に、より効果的に活用するために、今こそ見直したいポイントをご紹介します。

Point 1PDFの「安全性」を見直す

そのPDFは、本当に安心・安全ですか?

PDFは公文書にも用いられている他、Office系のソフトをはじめとする多くのビジネスアプリケーションにも対応しており、抜群の知名度を誇る電子文書フォーマットのひとつです。ゆえに、「とりあえずPDFにしておけばOK」といった意識をお持ちの方も多いのではないかと推察されますが、実はその特性までキチンと理解した上でPDFを作成しないと、大きな落とし穴に陥ってしまう可能性があるのです。
なぜ、そのようなトラブルが起きてしまうのか。その理由は、『PDFの作成方法』にあります。

一律ではない、『PDF』の規格と安全性

拡張子が『.pdf』となっている文書はひとくくりに考えられがちですが、実はその全てが正しく作られたものとは限りません。PDFは国際標準化機構(ISO)によって規格が定められており、その規格に準拠して作成されていることが、PDFの安全性や品質の大きな分かれ目となります。

しかし世の中にはアップデートの止まった古いソフトや、ISOに準拠したPDFの作成・編集ができないソフトが多く存在しており、こういったソフトで作られたPDFは拡張子こそ「.pdf」ですが、電子署名の付与や編集を行った際にデータが破損してしまったり、そもそも開くことができなくなったりする危険をはらんでいるのです。

さらに長期保存する場合には、PDFの保存形式にも注意が必要です。
これまで受領したPDFを閲覧した際に、文字化けやレイアウト崩れを経験したことはないでしょうか。これは、そのPDF文書を作成した際に使われたフォントがデバイスにインストールされていない場合に、代替フォントが使用されることで起こる現象です。

世の中で一般的に使われるフォントには流行り廃りがあり、年月が経過すると主流フォントが置き換わることがあります。通常は、その時代の端末やOS間で主流となっているフォントが使われているため、すぐに問題が顕在化することは少ないのですが、請求書のように長期保存が求められる文書をPDF化した場合は事情が変わってきます。もし、証憑書類の保存期間として定められている7年後に現在と同じOSやデバイスを使っていなければ、そのPDFは正しく閲覧できないかもしれません。

長期保存に適した規格「PDF/A」

そこで、長期にわたる保存性が求められる文書に使われているのが、『PDF/A(ISO19005)』という保存形式(規格)です。AはArchiveを意味しており、フォントの埋め込み化や可読性を妨げる暗号化の禁止、外部コンテンツの利用禁止など、長期保存で支障が起きにくいようになっています。「PDF/A(ISO19005)」は改正を重ねて、現在では最新のPDF/A-4(ISO19005-4)までの4種類が存在しますが、そのいずれも閲覧環境に左右されず、正しい表示ができるようになっているのが特徴です。

特に、陸続きの単一市場を形成しているヨーロッパでは、異なる言語での商取引が日常的に行われているため、比較的早い時期から、この「PDF/A」が使われてきました。例えばドイツではPDFとXML形式の電子インボイスの規格が定められており、現在では「PDF/A-3」が規定されています。今回の電子帳簿法改正を機に、日本でも「PDF/A」の活用が進んでいくものと思われます。

スカイコムはドイツ連邦共和国税理士データ処理協会(DATEV)に、延べ百万ライセンスのPDF作成エンジンを出荷しています。
ここ日本においても、電子帳簿保存法改正をきっかけとして、今後ビジネスの現場における「PDF/A」の利用が広がっていくものと思われます。

スカイコムは、電子帳簿保存法改正に伴う
安全・安心な電子文書保管を支援します。

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企業や官公庁・自治体に選ばれるPDFソフト
長期保存を目的としたPDF/A対応

高速性と高圧縮性、動作の安定性に加え、改ざん防止や暗号化機能による安全性に優れ、企業や官公庁の厳しい選定基準をクリアした信頼性の高いPDFソフトウェアです。

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Point 2PDFの「使い方」を見直す

活用次第でDXを加速。
PDFでビジネス効率化。

一般的には閲覧専用のフォーマットと思われがちなPDF。しかし、本当の価値はそれだけにとどまりません。むしろ、現在紙文書をベースに行っている業務を電子化(PDF化)して積極活用することにより、「ビジネスプロセスの効率化」を実現できることこそ、PDFの真価と言えます。

「紙」を「PDF」に替える。
ビジネスが、オフィスが、一気に繫がる。

PDFは、電子ペン等を使って文字や自署(サイン)を書き込んだり、入力されたデータを抽出して二次利用したりと、情報(デジタルデータ)のインプット・アウトプットを自在に操る、高い拡張性を備えています。

たとえば申込書をPDF化すれば、文書のやり取りはもちろん、記入漏れの確認やデータ入力、保存などに費やしていた労力をほとんど削減することが可能になります。またPDFは汎用性が非常に高いフォーマットなので、現在稼働中の基幹システムや業務システムとの親和性が高く、導入がスムーズである点も大きなメリットです。

業務のDXにより、工数を削減

近年ではすでに、PDF導入の目的であるペーパーレス化を一歩進め、業務プロセスの積極的なデジタル化を働き方改革実現の嚆矢として活用する企業や自治体が増えています。働き方改革の推進やコロナ禍によるテレワークの定着により日本人の働き方が大きな変革期を迎えている今こそ、PDFの利活用を見直す契機と言えるでしょう。

スカイコムは、PDFが備え持つ機能を利活用した
ペーパーレスとDX推進を強力に支援します。

ニューノーマル時代のペーパーレス、DX推進を成功に導く
SkyPDFシリーズ

優れた品質と高い安全性を兼ね揃え、コストパフォーマンスに優れたPDFソフト

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多様な働き方に対応する拡張オプション※「SkyPDF Professional 7」のオプション製品

ハンコにまつわる非効率や制約から、ワークフローを解放!

お持ちの印鑑や画像を印影データとして取り込んでPCやタブレットで使えるPDF印鑑(電子印鑑)ファイルを作成するツールです。いつでもどこからでも電子で捺印でき、ハンコ出社を撲滅します。

テレワークもオフィスワークも、ペーパーレスでスマートに!

エクセルなどのOfficeアプリケーションから簡単にPDFフォームを作成でき、PDFフォームに入力・選択されたデータをCSVやXML形式で出力できます。動画や音声ファイルの挿入も可能です。

Windowsタブレットを使ってPDFに手書き文字入力/電子サイン

紙ベースで運用していた各種帳票・書類をPDFにしてWindowsタブレットで表示し、自然な書き味で手書き文字入力、サイン(署名)が行え、そのまま電子データとして保存、保管できます。

より高度で自在なPDFドキュメントコントロールを可能に

PDF開発ツールキット(SDK)

本開発キット(SDK)を利用することでシステムや、アプリケーションからのPDFドキュメントコントロールが実現でき、短期間・低コストでのシステム、アプリケーション開発が可能となります。

REST I/F を利用して、PDFの編集や変換技術を利用できるWebAPI

本開発キット(WebAPI)を利用することでシステムやアプリケーションからのPDFドキュメントコントロールが実現でき、短期間・低コストでのシステム、アプリケーション開発が可能となります。

活用例1スマホを使った非対面手続きを実現

活用例2ペーパーレス化でビジネスプロセスをDX

現場のDXを強力に推進。大手民間企業や金融機関、官公庁・自治体の業務改革に豊富な実績があります。

Point 3PDFの「コスパ」を見直す

今お使いのPDFソフト、そのコストパフォーマンスに満足していますか?

ここまで、現在お使いのPDFソフトを見直すポイントとして、PDFの「安全性(ISO準拠)」と、DXや業務効率化につながる「使い方(拡張性)」に注目してきました。そしてもう1点、忘れてはならないのが、「コスパ」という視点です。

現在、世の中にはさまざまなメーカーから多くのPDFソフトがリリースされています。これらのソフトは、一見すると機能が多いほど便利になるように思われるかもしれませんが、実際の日常業務でそれほどの機能が必要とされることはほとんどありません。一方、そうしたソフトは価格が高くなる傾向があるため、結果として「高い買い物」になってしまっているかもしれないのです。

そこでおすすめしたいのが、ビジネスシーンでの利用を視野に入れ、最適化した機能を厳選して搭載したPDFソリューションです。特に、日本の商習慣やビジネスシーンを知り抜いた国産PDFソリューションは、普段のビジネスで使える機能を厳選しつつ、安全性や品質にはとことんこだわることで、優れたコストパフォーマンスを実現しています。

スカイコムは、20年以上にわたってPDFソリューションを自社開発
してきた実績を背景に、高いコストパフォーマンスを実現します。