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「脱ハンコ」その先へ

「紙」を「PDF」に替える。
ビジネスが、オフィスが、一気に繫がる。
コロナ禍によって浮き彫りになった、ハンコ文化のビジネス課題。 申請・承認や契約書の締結といったハンコが必要とされる業務を中心に、脱ハンコ・脱ペーパーを目的とするさまざまな手法が登場しています。しかし、それらハンコ周りの業務をデジタル化するだけで、期待される業務改革は実現できるのでしょうか。

今、ビジネスの現場では「PDF」を利活用したペーパーレス化が進んでいます。「ハンコ周りの業務」だけでなく、紙文書が業務に介在するプロセスをデジタル化することにより、ワークフローを一新。あらゆる業種や事業分野で、業務品質向上とコスト削減、効率化による生産性向上や労働環境の改善など、多くの成果を挙げています。

それを可能としているのが、PDFが元来持っている高いポテンシャルです。PDFを「ICT基盤」として活用することで、その多彩な機能を余すところなく引き出し、真のペーパーレス化を実現しているのです。

PDFは紙文書と同様に文字や署名を書いたり必要事項を入力できたりするだけでなく、動画や音声などのファイルや位置情報、電子署名やタイムスタンプを格納できる「情報のデジタルコンテナ」です。さらに、国際規格(ISO)に準拠する高い汎用性と安全性を背景に多様な情報システムを結び、入力したデータや格納ファイルを連携することで、これまで紙文書が介在していた業務を一気に自動化することができます。

「紙」を「PDF」に替える。
そのシンプルな手法が、ビジネスやオフィスをデジタルで結び、これまでの非効率や無駄を排除。時間や場所の制約からワークフローを解き放つ切り札となります。
スカイコムは独自のPDFテクノロジーを駆使して、真のペーパーレス化と業務改革の実現を後押しいたします。
「脱ハンコ」の推進を加速させるPDF
内閣府が2020年12月18日、行政手続における国民の負担を軽減し、国民の利便性を図ることを目的とした「地方公共団体における押印見直しマニュアル」を公表しました。本マニュアルは行政のみならず、民間企業が「脱ハンコ」を検討・実施するにあたっても有用性が高いものとなっています。

「地方公共団体における押印見直しマニュアル」(内閣府)
https://www8.cao.go.jp/kisei-kaikaku/kisei/imprint/document/manual/201218manual_ver01.pdf
電子サインの筆跡鑑定は可能でしょうか?
可能です。
筆跡鑑定は、書き手の筆癖(書き方の癖)や、完成した文字の特徴を捉え、比較観察をして鑑定結果を導き出します。数年前、大手通信会社の「電子サインと紙面にサインした筆跡の検証」十数例に協力し、電子ペンでタブレット端末の画面上に書かれたサインでも、書き手の筆癖や特徴が表れることが確認され、紙に書かれたサインとの比較鑑定が可能であり、問題がないことを確認しています。

また、電子サインの強みである、筆圧やストローク情報等のデータ化は、確度の高い筆跡鑑定を実現する有効な材料になると考えられるため、今後の高度化を期待しています。
田村鑑定調査 代表鑑定人
田村 真樹
日本筆跡鑑定協会 事務局長
田村鑑定調査ホームページ
「紙」に代わる電子媒体「PDF」
PDFは情報のデジタルコンテナです。
「紙」の持つ視認性と電子データとしての利便性を併せ持った、
ICT社会には欠かせない基幹技術、それが「PDF」です。
PDFは国際規格(ISO規格)で定められた世界標準のもとに、紙と同等の見やすさを保ちながら数多くの優位性を備えた電子文書です。
PDF
 
 

「紙」と同等のPDF

PDFは国際標準化機構(ISO)で定められた規格に準拠しており、専用の「Writer(作成ソフト)」と「Viewer(表示/編集ソフト)」を用いることで、高い視認性と保存性を両立する電子文書です。
作者が「Writer」によって作成したPDFを、「Viewer」がインストールされた端末機器で閲覧することで、紙の印刷のように、作者の意図した表現形式を常に忠実に再現できます 。
  • 紙同様に見やすい
  • 見た目が崩れない
  • 作成、取り扱いが容易

「紙」を超えるPDF

PDFは、一見するとあたかも1枚の画像のようですが、その中には作者の表現形式を忠実に再現するための文字情報や画像のための描画情報、コンテンツのレイアウトを決める配置情報等、多くの情報が含まれており、「Viewer」がそれらの各種情報を正確に解析して、画面上に再現しているのです。そのため「紙」ではできない拡大/縮小表示や、デバイスの表示サイズに応じた最適な表現が可能となっています。
そしてPDFには、テキストや画像といった目に見える情報だけでなく、音声やタイムスタンプ、電子署名など多くのデジタル情報を格納することができます。PDFは、まさに「情報のデジタルコンテナ」なのです。
  • ほぼ全ての端末で閲覧できる
  • 拡大/縮小、回転表示ができる
  • さまざまなデジタルデータを格納できる
PDFの真価はそれだけではありません!
本来持っている機能の利活用によって、業務革新を強力に後押し。
このように、PDFには社会で広く認知されているように「紙に代わる電子文書」としての役割だけでなく、紙文書を凌駕する多くの可能性があります。スカイコムは、このPDFが持つ可能性に注目し、15年以上にわたってPDFを軸とする業務革新ソリューションを開発、提供してきました。PDFが本来持っている多彩な機能に独自の「電子サイン」技術を組み合わせたペーパーレス/電子サインソリューションをはじめ、独自の技術・サービスで、働き方が多様化しているICT社会の期待に応えています。
こんなこともできる!
PDFの活用例

各種データの入出力

PDFは、文書を表示させるだけでなく、直接文字を入力したり、チェックボックスやラジオボタン、リストダウンメニューで項目を選択させるといった入力にも対応しています。こうしてPDF内に格納されたデータを後処理で出力し、集計や分析といった二次利用を行うことも可能です。

さまざまな情報を一元格納

PDFは、テキスト情報だけでなく音声や動画、画像などさまざまな形式のデータを格納し、一元管理することが可能です。閲覧時の利便性を高めると同時に、データの散逸を効果的に予防することができます。

契約書や法定文書の作成・管理

PDFには、作成された当時のままであることを保証するため、電子署名やタイムスタンプを記録する機能があります。この機能を活用することで改ざんの検知や真正性の証明ができるので、決算書類や契約書、領収書などの法定書類に用いることが認められています。