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画面上部メニューの［申込・変更手続作成］を選択すると、手続書類をアップロードし新たな申込・変更手続を作成するための画面が開きます。

書類準備

1. 「手続書類」にPDFファイルをアップロードします。（複数選択可）
   手続書類エリアにファイルをドラッグ＆ドロップするか、または、［ファイルを選択］をクリック（タップ）してファイルを選択すると、手元にあるPDFファイルを手続書類としてアップロードできます。
   ［テンプレートを選択］をクリック（タップ）すると、登録済みのテンプレートから手続書類を選ぶことも可能です。（参照：テンプレート管理）
2. 必要に応じて「添付ファイル」を選択します。（複数選択可）
3. 「件名」を入力します。
4. ［次へ］をクリック（タップ）すると、「送付先設定」画面に遷移します。

 

送付先設定

1. 送付先を入力します。

   送付先を追加	未登録の送付先を直接入力する。 アクセスコード以外の項目 送付先管理の「送付先を追加」と同じ。 アクセスコード アクセスコードが設定されている送付先は、手続書類にアクセスする際にそのアクセスコードを入力する必要がある。また、アクセスコードが送付先に自動で通知されることはない。そのため、以下いずれかの方法で送付先にアクセスコードを伝える必要がある。 入力ヒント（アクセスコード入力欄にプレースホルダーとして表示されるテキスト）を設定して、送付先がアクセスコードを推測できるようにする。 入力の説明（アクセスコード入力欄の枠外に表示されるテキスト）を設定して、送付先がアクセスコードを推測できるようにする。 直接連絡して、送付先にアクセスコードを伝える。
   登録済みの送付先から選択	登録済みの送付先または送付先ルートから、手続書類の送付先を選択する。
   送付先をクリア	現在の送付先設定を破棄する。
   	送付先設定を編集する。
   	送付先設定を削除する。
   	ドラッグ＆ドロップで送付先の順番を入れ替える。

    

2. ［次へ］をクリック（タップ）すると、「手続設定」画面に遷移します。

手続設定

1. ファイル名のタブにあるアイコンで、送付先が書類を確認する際の書類の初期表示倍率を、必要に応じて指定します。
   
2. 送付する手続書類の内容を確認します。
   手続書類がフォームPDFの場合、フォーム入力が可能です。入力値は［次へ］をクリック（タップ）して画面を遷移すると自動的に保存されます。

   ファイル名のタブ	手続書類として複数のファイルを選択した場合、表示するファイルを切り替えることができる。 画面右上のアイコンからも切り替え可能。
   表示倍率の変更	表示を縮小する。 表示を拡大する。 ページ幅に合わせて表示倍率を変更する。 ページ全体が表示されるように表示倍率を変更する。
   ページナビゲーション	最初のページに移動する。 前のページに移動する。 現在のページ / 総ページ数 次のページに移動する。 最後のページに移動する。
   ページレイアウト	ページ単位表示。１ページずつ表示する。 ページ単位見開き表示。２ページずつ表示する。 ページ単位見開き表示（表紙）。１ページ目を表紙とし、２ページ目以降は２ページずつ表示する。 連続ページ表示。１ページずつ連続して表示する。 連続ページ見開き表示。２ページずつ連続して表示する。 連続ページ見開き表示（表紙）。１ページ目を表紙とし、２ページ目以降は２ページずつ連続して表示する。
   モバイルレイアウト	モバイルレイアウトとPDFレイアウトを切り替える。 モバイルレイアウトとは、PDFとしての実際のレイアウトとは異なりフォームフィールドのみを表示する、フォーム入力用のシンプルなレイアウトです。PDFに対してモバイルレイアウトを設定するには、当社別製品を使用する必要があります。モバイルレイアウト設定が無いPDFを開いた場合、本機能は利用できません。
   テキスト入力方法	テキストボックスへの入力の際、キーボードを使って入力するか、テキストボックス上に手書きして入力するか、入力方法を切り替える。
   テキスト検索	検索したいテキストを入力する。 検索内容に一致した前の箇所に移動する。 検索内容に一致した次の箇所に移動する。 検索アイテム欄を閉じる。
   テンプレートとして保存	現在の入力項目が適用された状態で新たなテンプレートとして保存・管理できる。（参照：テンプレート管理）
   回答の入力値が適切かチェックする。	必須属性、文字数制限属性、および当社製品の機能によって拡張属性が設定されたフォームPDFを使用する場合、このチェックボックスをオンにすると、送付先の回答時に入力チェックが行われる。
   署名種別を設定する	送付先に対し、回答時の署名の依頼を設定できる。 立会人型署名 送付先が手続に回答すると、本サービスが代行して電子署名を付与する。（デフォルト） マイナンバーカード署名 送付先が手続に回答するには、送付先自身がマイナンバーカード（個人番号カード）を使って電子署名を付与する必要がある。（参照：マイナンバーカード署名）

3. フォームPDFの右側にある ◀ を押すと、フォーム入力設定を変更することができます。必要に応じて設定します。
   フォーム入力設定の内容は、JSONファイルで［インポート］と［エクスポート］が可能です。
   ［設定確認］を押すと動作確認が可能です。
   一つずつ個別に設定を追加する場合は、［設定を追加］から以下について設定します。

   フィールド名	設定したいフォームフィールドのフィールド名を選択する。 読み取り専用、非表示などの拡張属性が設定されているフィールドに対しては、フォーム入力設定を追加できません。
   入力を必須とする	［フィールド名］で選択したフィールドに、入力必須の設定を追加する。 送付先が入力必須のフィールドを未入力にしたまま手続を進めようとすると、エラーメッセージが表示される。 読み取り専用、非表示などの拡張属性が設定されているフィールドや、既に必須が設定されているフィールドに対しては、入力必須の設定を追加できません。 条件設定を追加 特定のフィールドへの入力を、指定フィールドが入力必須となる条件に設定することができる。 なお、これは「入力が必須となる条件」の設定であり、「入力の可否」を制御するものではない。 （例）「その他を選んだ場合」というテキストボックスの条件設定に、「その他」というチェックボックスを指定すると、「その他」にチェックが付けられた場合のみ当該テキストボックスへの入力が必須となる。なお、チェックの状態に関わらず、テキストボックスへの入力は常に可能である。 未入力時のエラーメッセージ 送付先が入力必須のフィールドを未入力にしたまま手続を進めようとしたときに表示されるエラーメッセージを設定できる。 エラーメッセージを空欄にした場合は、プレースホルダーのテキストが使用される。 ［入力を必須とする］と［金融機関の入力補助を行う］を同時に設定する場合、エラーメッセージは設定できない。
   金融機関の入力補助を行う	グループ管理の設定によって金融機関の入力補助が有効になっている場合、［フィールド名］で選択したフィールドに対し、金融機関の入力補助設定を追加することができる。 読み取り専用、非表示、日付の拡張属性が設定されているフィールドは、金融機関名のフィールドに指定できません。 金融機関コードを表示しない 金融機関名のみ表示し、対応する金融機関コードは表示しない。 （例）Field1［ みずほ銀行 ］ 金融機関コードを金融機関名とともに表示 金融機関名に対応する金融機関コードは、金融機関名の後ろに表示する。 （例）Field1［ みずほ銀行 (0001) ］ 金融機関コードを別のフィールドに選択 金融機関名に対応する金融機関コードは、別のフィールドに自動入力する。 ［金融機関コードのフィールド］で、金融機関コードの入力先となるフォームのフィールド名を指定する。 （例）Field1［ みずほ銀行 ］ Field2［ 0001 ］ 読み取り専用や日付の拡張属性が設定されているフィールドは、金融機関コードのフィールドに指定できません。 支店名のフィールド 金融機関の入力補助を設定した場合、同時に、支店名の入力欄も指定できる。 支店名のフィールドとして設定したいフォームフィールドのフィールド名を選択する。 読み取り専用、非表示、日付の拡張属性が設定されているフィールドは、支店名のフィールドに指定できません。 支店コードを表示しない 支店名のみ表示し、対応する支店コードは表示しない。 （例）Field3 ［ 東京営業部 ］ 支店コードを支店名とともに表示 支店名に対応する支店コードは、支店名の後ろに表示する。 （例）Field3［ 東京営業部 (001) ］ 支店コードを別のフィールド表示 支店名に対応する支店コードは、別のフィールドに自動入力する。 ［支店コードのフィールド］で、支店コードの入力先となるフォームのフィールド名を指定する。 （例）Field3［ 東京営業部 ］ Field4［ 001 ］ 読み取り専用や日付の拡張属性が設定されているフィールドは、支店コードのフィールドに指定できません。 条件設定を追加 特定のフィールドへの入力を、指定フィールドにおいて金融機関の入力補助が機能する条件に設定することができる。 なお、これは「金融機関の入力補助が機能する条件」の設定であり、「入力の可否」を制御するものではない。 （例１）「入力を必須とする」と「金融機関の入力補助を行う」が両方オンの場合 「金融機関名」というテキストボックスの条件設定に、「口座を指定する」というチェックボックスを指定すると、「口座を指定する」にチェックが付けられた場合のみ当該テキストボックスへの入力が必須となり、サジェストが機能するようになる。また、サジェストされた候補以外のテキストを入力して進むとエラーになる。 （例２）「入力を必須とする」がオフで、「金融機関の入力補助を行う」がオンの場合 「金融機関名」というテキストボックスの条件設定に、「金融機関を候補から選ぶ」というチェックボックスを指定すると、「金融機関を候補から選ぶ」にチェックが付けられた場合のみ当該テキストボックスへの入力にサジェストが機能するようになる。 なお、チェックの状態に関わらず、「未定」「後日連絡」「同上」などのテキストを自由に入力でき、未入力のまま手続を進めることもできる。 「金融機関の入力補助」とは、フォームPDFに金融機関に関して入力するテキストフォームがある場合、どのフォームに何を入力するのか（金融機関名、金融機関コード、支店名、支店コード）をあらかじめ設定しておくことで、回答者の入力が簡便化されるオートコンプリート機能です。 たとえば金融機関名の入力欄に設定されたテキストフォームは、回答時にテキストを途中まで入力すると、一致する金融機関名の候補が入力欄の下に表示され選択できます。

4. ［次へ］をクリック（タップ）すると、「添付ファイル必須設定」画面に遷移します。

添付ファイル必須設定

ここでチェックを付けた送付先は、回答時に添付ファイルの追加が必要となります。

また、送付先ごとに必須ファイル数（1～5）とコメントを設定できます。

コメントには、適切なファイルを添付するための参考情報などを入力することが推奨されます。

［OK］をクリック（タップ）すると、「内容確認」画面に遷移します。

内容確認

1. 手続書類、添付ファイル、送付者、送付先などすべての項目を確認します。（参照：アイコン一覧）
2. 必要に応じて、「メッセージ」欄を入力します。
   ここで入力した内容は、送付先へのメールに追記されます。SMSの場合、メッセージは表示されません。
3. 必要に応じて有効期限（最大90日）を設定します。

   回答期限	手続書類の内容確認と回答の有効期限を設定できる。 期限が切れると送付先は回答ができなくなる。
   参照期限	手続書類の内容確認の有効期限を設定できる。 期限が切れると送付先は内容を閲覧できなくなる。

   • 有効期限は、手続作成者のタイムゾーンで表示・通知されます。
4. ［送付］をクリック（タップ）すると、作成した手続書類が指定した送付先に送信されます。

承認依頼

設定によっては、内容確認画面のボタンは［送付］ではなく［承認依頼］である可能性があります。

［承認依頼］の場合、所属するグループの管理者ユーザーに承認依頼が送信されます。

管理者ユーザーが内容を確認し承認すると、作成した手続書類が指定した送付先に送信されます。

 

手続送付後

送付した手続は「手続一覧」に「処理中」ステータスとして追加されます。

送付先が書類を確認し、回答するのを待ちます。

指定したすべての送付先が回答を終えると、送付者とすべての送付先に通知メールが送信され、手続は「処理完了」ステータスとなります。

また、いずれかの送付先が手続を中止した場合も同様に、送付者と回答済みの送付先に通知メールが送信されます。